各研究生培养学院：

为支持我校研究生培养质量提升，拓展研究生学术视野，促进学术交流与合作，提升研究生的学术创新能力和综合素质，同时支持导师跟踪学科前沿、加强学术联系，研究生处特设立专项经费，资助导师和全日制在读研究生参加国内外高水平学术会议。现将相关资助申请（备案）及报销事宜通知如下：

一、资助目的

1. 提升学术素养：支持研究生展示研究成果，了解学科前沿动态，提升学术交流能力。

2. 拓展学术视野：鼓励研究生和导师积极参与高水平学术交流，建立学术联系。

3. 促进学科发展：支持导师引领研究生参与学术活动，提升我校学科影响力。

4. 优化资源配置：确保经费有效使用，优先资助成果突出、会议层次高的申请。

二、参会备案流程(参会前必办)

重要提示：所有拟申请本项资助的参会活动，必须在参会前完成备案审核。未经研究生处备案审核通过的会议，将无法获得资助及后续报销。仅资助研究生参会，会议必须是正式会议，要有正式邀请函或报告证书，不含各类培训。

1.材料准备：研究生在确定参会意向后，准备以下材料：

• 《研究生参加学术会议资助申请表》。

• 会议正式通知（含会议名称、时间、地点、主办单位等信息）。

• 论文录用通知或作报告邀请函（若有）。

• 会议注册费缴费通知或凭证（若有，可后续补充）。

2.学院审核：申请人将上述材料提交至所在学院学研办主任/研究生秘书。学院对申请人的资格（研究生/本校导师）、参会必要性、会议相关性及预算合理性进行初步审核，并由学院分管领导签署意见。

3.提交研究生处：经学院审核同意后，申请人或学院将全套备案材料电子版发送至研究生处指定邮箱(pyk@zua.edu.cn)，邮件主题注明“学术会议备案-学院-姓名-会议名称”。同时，将学院签字盖章后的《申请表》原件提交至研究生处培养科（综合楼224办公室）。

4.研究生处审核：研究生处对申请材料进行复核，主要审核会议层次、预算合理性及经费余额等。审核结果将在收到完整材料后的1个工作日内反馈（可通过邮件或电话告知申请人/学院联系人）。

5.备案通过：审核通过后，研究生处予以备案登记，并告知申请人可使用的项目经费号。申请人凭此备案方可进行后续差旅预订及报销。

6.报销完成时间：2025年11月30日前。

三、经费报销流程(参会后办理)

前提：仅对已完成前述备案且审核通过的会议支出予以报销。

1.经费来源：

• 项目号：2004-32190014研究生质量提升工程（2025）

• 额度限制：单次参会总费用原则上不超过人民币壹万元整(¥10,000.00)。

2.单据整理：

• 严格按照学校财务处关于差旅费报销的最新标准和要求整理所有票据（交通费、住宿费、会议注册费，其中住宿费和会议注册费先使用导师公务卡垫付）。

• 填写学校财务报销系统要求的《出差审批单》，由所在学院领导签字审批。

• 在财务报销系统中填写并打印《报销单》，由报销人本人签字。

3.附加材料：

• 必须提供能证明实际参会的材料：在学院及以上媒体平台上，发布新闻，提供本次学术交流活动的新闻稿网站截图（需清晰显示网址和发布日期）及网址链接，包含参会现场照片（含本人及会议背景标识）。

• 备案通过的《研究生参加学术会议资助申请表》复印件。

• 会议通知、录用通知/邀请函复印件。

• 相关缴费凭证（注册费等）。

4.提交报销：将整理好的全套报销单据（含所有原始票据、签字完备的《出差审批单》、《报销单》及上述所有附加材料）提交至：

地点：综合楼224办公室(研究生处培养科)

联系人：张老师或陶老师

联系电话：0371-61912559

5.研究生处审核签字：培养科张老师/陶老师对报销材料的完整性、合规性及是否符合备案内容进行初审。初审通过后，提交研究生处领导签字审批。

6.财务投单报销：经研究生处领导签字批准后，报销材料将由研究生处或报销人直接投递至学校财务处进行最终审核报销。

四、注意事项

请务必遵守先备案、后参会、再报销的原则。未备案或备案未通过的会议费用不予报销。

请关注项目经费总额度限制，合理安排参会计划。

报销标准及要求严格遵循学校最新的差旅费管理办法及财务规定。

如有疑问，请及时咨询研究生处培养科（综合楼224）张老师/陶老师。

请各学院务必及时将本通知精神传达至相关研究生导师及研究生，并做好组织申请和初审工作。

特此通知。

研究生处

2025年6月17日